ОписПочатковим етапом науково-технічного впорядкування документів є визначення науково-практичної цінності документів установи шляхом проведення експертизи цінності документів.
Експертиза цінності документів проводиться на підставі чинного законодавства у сфері архівної справи та діловодства, типових та галузевих переліків видів документів із зазначенням строків їх зберігання, типових і примірних номенклатур справ, інших нормативно-правових актів з питань експертизи цінності, методичних рекомендацій Укрдержархіву.
Під час проведення експертизи цінності документів здійснюється відбір документів (справ) за такими чотирма групами:
1.постійного зберігання;
2.тривалого (понад 10 років) зберігання;
3.тимчасового зберігання (до 10 років включно);
3.ті, що підлягають знищенню у зв’язку із закінченням строків їх зберігання
Відбір зазначених груп документів здійснюється на підставі номенклатури справ установи, а також типових та галузевих переліків документів зі строками зберігання шляхом перегляду кожного аркуша справи. Одночасно перевіряються якість і повнота чинної номенклатури справ, правильність визначення строків зберігання справ, передбачених номенклатурою, дотримання встановлених правил оформлення документів та формування справ.
За результатами експертизи цінності документів до архівного зберігання готуються справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання, та здійснюються такі роботи:
1) формування та оформлення справ;
2) складання описів, передмов до них та історичної довідки фонду;
3) складання акту про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ.
4) погодження описів, історичної довідки та акту про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ.
Формування та оформлення справ. Формування справ відбувається відповідно до архівних вимог. Документи групуються у справи в хронологічному та/або логічному порядку.
Оформлення справ постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання, у тому числі справ з кадрових питань (особового складу), передбачає систематизацію документів у справі, нумерацію аркушів у справі, складання (у разі потреби) внутрішнього опису документів справи, наявність засвідчувального напису справи про кількість аркушів і про особливості фізичного стану та формування справи, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.
Внутрішній опис документів складається до деяких категорій справ, здебільшого, до особових справ звільнених працівників. Внутрішній опис складається на окремому аркуші за певною формою, що містить такі відомості: ПІБ працівника, номери аркушів справи на яких знаходиться особова справа працівника.
Оправлення справ: документи, що містяться у справі, підшивають на чотири проколи спеціальними суровими нитками;
справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) оправляються у тверду обкладинку з картону. При цьому металеві скріплення (скріпки, шпильки) вилучаються з документів;
на справі проставляються відповідні штампи та від руки вписується змінна інформація (назва установи, назва структурних підрозділів, в яких створюються документи постійного строку зберігання, заголовки справ, крайні дати справ, кількість аркушів у справі, архівні шифри (номер архівного фонду, опису та справи);
написи на обкладинках справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання робляться чітко чорним світлостійким чорнилом або пастою.
Політурні роботи повинні проводиться на території державної установи, без виносу справ за межи.
СтатусЗавершеноСума1 730 грнСтворений29.07.2020Останнє оновлення16.10.2021 